Descripción del puesto

Objetivos del Cargo:

Buscamos una Recepcionista / Asistente Administrativa proactiva, organizada y con excelentes habilidades de comunicación y servicio al cliente. El objetivo principal del puesto es brindar apoyo administrativo integral a la Gerencia General y a los distintos gerentes de la empresa, asegurando el flujo eficiente de información, la logística diaria y el funcionamiento óptimo de las actividades administrativas y operativas de la oficina.

Descripción de Funciones:

Generales

· Asistir a la Gerencia General en coordinación con la Asistente Administrativa de Gerencia.

· Apoyar en el manejo y organización de agendas de la Gerencia General.

· Apoyar en la logística, coordinación de citas, eventos y reuniones.

· Apoyar en la organización de reuniones y comités de empresa de la Gerencia General.

· Confeccionar cartas notas, documentos, entre otros.

· Realizar llamadas internacionales y locales.

· Canalizar las llamadas telefónicas según corresponda.

· Brindar atención a proveedores, clientes y visitas.

· Coordinación interdepartamental de la mensajería saliente y entrante.

· Coordinación y seguimiento con personal de mensajería.

· Organizar, resguardar y controlar los documentos de la Gerencia.

· Coordinar las compras de insumos de oficina (tóner, útiles de oficina, entre otros).

· Coordinar las compras de insumos de cafetería y productos de aseo y limpieza, además de los garrafones y botellas de aguas para la Gerencia General.

· Coordinar viajes de negocio, hospedajes, traslados y/o alquileres cuando se soliciten.

· Coordinar mantenimiento de autos de la oficina, y sus respectivas placas y seguros.

· Realizar informe de caja menuda para Contabilidad.

· Realizar reporte del control de rutas de los mensajeros.

· Archivar documentos y comprobantes de pagos.

· Brindar apoyo con el archivo de documentos de otros departamentos.

· Verificar el control de entrada y salidas de colaboradores.

· Apoyar a todos los Gerentes (sacar copias, realizar llamadas, coordinar citas, entre otras tareas).

· Dar seguimiento a las tareas asignadas por su superior.

Ocasionales

· Reemplaza al personal (asistentes administrativos) en sus ausencias temporales o vacaciones.

· Efectúa otras tareas relacionadas con el trabajo cuando se le solicita.

Requisitos

• Formación: Técnico o estudiante avanzado en Administración, Secretariado Ejecutivo o afines.

• Experiencia: Experiencia mínima de 1-2 años en puestos similares de recepción y/o asistencia administrativa.

algunos de los requisitos indispensables que nos encontramos buscando en nuestro nueva/o recepcionista:

1. Discreción

2. Organización

3. Capacidad para resolver conflictos

4. Buena comunicación

5. Mantener una actitud amable y respetuosa

6. Capacidad de análisis

Habilidades Técnicas:

• Manejo avanzado de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

Beneficios

Los detalles sobre los beneficios y prestaciones serán explicados conforme se avance en el proceso de selección, de acuerdo a la apertura del puesto y las políticas de la empresa. Te invitamos a aplicar y conocer más sobre todas las ventajas que ofrecemos junto con la oportunidad de crecimiento y desarrollo profesional que puedes obtener con nosotros.